Personvernerklæring

I styreportalen er det selskapet ditt (kunden) som er behandlingsansvarlig for opplysningene styret legger inn, og Kooyman AS (org.nr. 832 489 522) er databehandler. Forholdet reguleres av en databehandleravtale som er en del av brukervilkårene og inngås ved registrering. Gjeldende versjon står på bordia.no/databehandleravtale.

På bordia.no (besøk, registrering, nyhetsbrev, support) er Kooyman AS behandlingsansvarlig.

• Navn, e-postadresse og eventuelt telefonnummer for brukere og styremedlemmer.
• Roller og verv, valgperioder, deltakelse og stemmegivning i møter.
• Organisasjonsnummer og selskapsinformasjon hentet fra Brønnøysundregistrene.
• Innholdet styret selv oppretter: saker, vedlegg, protokoller, oppgaver, vedtak og meldinger.
• Aksjonærer og eierandeler der selskapet fører aksjeeierbok i Bordia.
• Tekniske logger: IP-adresse, nettlesertype, innloggingstidspunkt og sikkerhetshendelser.

• Levere og forbedre styreportalen (avtale, GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).
• Sende innkallinger, påminnelser og varsler som er en del av møteflyten (avtale).
• Ivareta sikkerhet, forhindre misbruk og dokumentere hendelser (berettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav f).
• Oppfylle lovkrav, blant annet bokføringsloven for fakturaer (rettslig forpliktelse, art. 6 nr. 1 bokstav c).
• Nyhetsbrev sendes kun til dem som selv har meldt seg på og bekreftet påmeldingen (samtykke, art. 6 nr. 1 bokstav a). Du kan melde deg av i hver e-post.

Vi bruker et lite antall underleverandører for å levere tjenesten. Listen er komplett per datoen øverst, og kunder varsles minst 30 dager før en ny underleverandør tas i bruk.

Hovedlageret ligger i Norge. Anthropic (kun når AI-funksjoner brukes) og Google (kun kryptert sikkerhetskopi) behandler i USA. Kooyman har ikke selv inngått EU-kommisjonens standardpersonvernbestemmelser (SCC) med noen underleverandør; der overføring skjer, bygger den på leverandørens egne kundevilkår. For sikkerhetskopien er tiltaket at innholdet er kryptert før det forlater Norge, og at nøkkelen aldri gjør det.

Bordia har AI-funksjoner som lager referatutkast, oppsummerer saker, foreslår dokumentnavn og klassifiserer importerte dokumenter. De kjører bare når en bruker aktivt velger dem. Da sendes teksten som trengs for akkurat den oppgaven til Anthropic, som ikke bruker innholdet til å trene modeller. Vi sender aldri dokumenter til AI i bakgrunnen, og et selskap kan be om at AI-funksjonene slås av.

Opplysningene lagres så lenge selskapet har et abonnement. Ved avslutning har selskapet lesetilgang og eksport i 60 dager; deretter slettes dataene fra produksjon innen 30 dager. Administrator kan når som helst laste ned alle data (JSON og signerte protokoll-PDF-er) fra Innstillinger → Data.

Sikkerhetskopiene roteres etter fast plan (7 daglige, 4 ukentlige, 12 månedlige og 3 årlige kopier). Data kan ikke slettes enkeltvis fra en eksisterende kopi, så slettede data kan ligge kryptert i en kopi i inntil tre år før den roteres ut. Kopiene brukes bare til gjenoppretting etter driftsavbrudd.

Merk at styreprotokoller skal oppbevares i hele selskapets levetid (aksjeloven § 6-29). Det er selskapets ansvar å eksportere før sletting.

All trafikk går over TLS. Dokumenter er kryptert på lagringsnivå med nøkkel som oppbevares atskilt fra dataene og er testet gjenopprettet fra ekstern, kryptert sikkerhetskopi. Innlogging støtter passkey og tofaktor, sesjoner kan tilbakekalles, og tilgang kontrolleres per selskap og rolle på hvert kall. Detaljene står på sikkerhetssiden. Ved et brudd på personopplysningssikkerheten varsler vi berørte kunder uten ugrunnet opphold, og senest innen 48 timer etter at vi ble kjent med det.

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandling. Gjelder det opplysninger i et selskaps styreportal, retter du deg til selskapet (behandlingsansvarlig); vi bistår dem. Gjelder det bordia.no, nyhetsbrev eller support, kontakt oss på hei@bordia.no. Du kan også klage til Datatilsynet.

Bordia bruker kun nødvendig lagring for innlogging, sikkerhet og brukervalg. Vi har ingen analyseverktøy, annonsering eller tredjepartssporing, og trenger derfor ikke samtykke. Full oversikt på informasjonskapsler.

Vesentlige endringer i denne erklæringen varsles til administratorer på e-post eller i tjenesten før de trer i kraft. Datoen øverst viser gjeldende versjon.