Slik velger dere styreportal: 7 spørsmål små AS bør stille
En styreportal skal gjøre styrearbeidet enklere, ikke mer tungvint. Her er de viktigste spørsmålene dere bør stille før dere velger verktøy.
Mange små aksjeselskaper driver fortsatt styrearbeidet sitt med e-post, Dropbox og kalenderpåminnelser. Det fungerer – inntil noen glemmer å sende sakspapirene, vedtaket forsvinner i en tråd, eller styreleder ikke finner kontrakten fra i fjor.
En styreportal kan rydde opp i kaoset. Men markedet er fullt av løsninger laget for store konserner, eller tjenester som lover alt og leverer lite. For et lite AS med fire styremedlemmer og to styremøter i måneden er behovet et helt annet enn for et børsnotert selskap.
Før dere skriver under på en avtale, bør dere stille disse syv spørsmålene.
Får alle i styret tilgang uten merarbeid?
Spør leverandøren hvor mange klikk det tar å invitere et nytt styremedlem, og hva som skjer når noen slutter.
I praksis betyr det: Må dere sende brukernavn og passord på SMS, eller får medlemmet en invitasjon på e-post? Hva skjer med dokumentene personen hadde tilgang til? Kan dere stenge tilgangen uten å måtte ringe kundeservice?
En god styreportal lar dere legge til og fjerne brukere på minutter. En dårlig løsning krever IT-support, mailutveksling og en brukermanual på ti sider.
Kan dere kalle inn til møte og laste opp saker uten opplæring?
Hvis det tar 45 minutter å sende ut en styreinnkalling første gang, kommer dere ikke til å bruke systemet.
Test gjerne en demoløsning, og se hvor mange felt dere må fylle ut, om dere kan laste opp flere vedlegg samtidig, og om innkallingen faktisk ser ryddig ut når den lander i innboksen.
Sjekk også om portalen kan sende varsler automatisk, og om dere får beskjed når noen har lest sakspapirene. Det sparer telefoner og «har du fått innkallingen?»-meldinger.
Hva skjer med dokumentene dere allerede har?
Dere har trolig allerede flere års styreprotokoller, kontrakter, fullmakter og årsregnskap liggende i mapper. Spør leverandøren hvordan dere får det inn i systemet, og om dere kan beholde mappestrukturen dere allerede bruker.
Noen løsninger krever at dere laster opp ett og ett dokument manuelt. Andre lar dere dra og slippe en hel mappe. Det siste sparer timer.
Husk også at dere må oppbevare regnskapsmateriale i fem år. En styreportal bør hjelpe dere med å holde orden på det, ikke gjøre det vanskeligere.
Kan dere skrive og godkjenne protokoll i portalen?
Etter hvert styremøte skal det skrives protokoll. Den skal underskrives av møteleder og minst ett styremedlem, og sendes ut til alle i styret.
Spør om portalen lar dere skrive protokollen direkte i systemet, om dere kan legge til vedtak underveis i møtet, og om dere kan signere digitalt.
Noen løsninger krever at dere skriver protokollen i Word, laster den opp som PDF, sender den ut på e-post, samler inn signaturer og deretter laster opp den signerte versjonen. Det er tungvint. En god portal lar dere gjøre alt på ett sted.
Fungerer det på mobil og nettbrett?
Styremedlemmer leser ofte sakspapirer på toget, i lunsjpausen eller kvelden før møtet. Hvis portalen kun fungerer på PC, med innlogging via BankID og tre sikkerhetsspørsmål, kommer ingen til å bruke den.
Test portalen på telefonen. Kan dere åpne sakspapirer, lese protokoller og finne frem til fjorårets budsjett uten å zoome og scrolle i ti sekunder? Ser dere hvem som har lest hva, og kan dere svare på en kommentar?
En mobilapp kan være fint, men en god nettløsning som fungerer i Safari eller Chrome er ofte mer enn nok.
Hva koster det – og hva er inkludert?
Mange portaler har uklar prising. «Fra 200 kroner per bruker per måned» høres greit ut, inntil dere oppdager at dokumentlagring, e-signering og søkefunksjon koster ekstra.
Spør konkret:
- Er prisen per bruker, per styre eller per selskap?
- Hvor mange dokumenter og gigabyte får dere lagre?
- Er e-signering og SMS-varsler inkludert?
- Hva koster det å legge til ett ekstra styremedlem midt i året?
- Hvor lang bindingstid har dere, og hva skjer når dere vil avslutte?
Be gjerne om et skriftlig pristilbud med alle poster. Sammenlign det med hvor mye tid dere sparer, og hvor mye det koster hvis noen mister en kontrakt eller protokollen fra 2025 forsvinner.
Kan dere få dokumentene ut igjen hvis dere bytter?
Ingen portal varer evig. Kanskje fusjonerer selskapet, kanskje finner dere en bedre løsning om to år, eller kanskje leverandøren legger ned.
Spør hva som skjer med dokumentene deres. Kan dere laste ned alt som én fil, eller må dere hente ut ett dokument om gangen? Får dere en kopi av alle protokoller, vedtak og signaturer? Hvor lenge har dere tilgang etter at avtalen avsluttes?
En seriøs leverandør gir dere full tilgang til egne data, når som helst.
Ryddig verktøy gir tryggere styrearbeid
En styreportal skal hjelpe dere med å holde orden, spare tid og dokumentere det dere gjør. Hvis verktøyet tar mer tid enn det sparer, har dere valgt feil.
Still gjerne alle syv spørsmålene før dere bestemmer dere. Test løsningen sammen med noen fra styret. Og husk at det viktigste ikke er fancy funksjoner, men at dere faktisk bruker verktøyet – møte etter møte, år etter år.
Innlegget er skrevet med AI-assistanse og kvalitetssikret redaksjonelt av Bordia.
Få nye innlegg rett i innboksen
Ett innlegg i uka om styrearbeid, frister og regelverk for norske selskaper, lag og foreninger. Meld deg av når som helst.
Ved å abonnere samtykker du til å motta nyhetsbrev fra Bordia på e-post.