Fra en mappe på maskinen til et ryddigere styrearkiv
Styreleder eller administrator åpner Dokumenter → Import → Importer mappe. Velg en mappe, dra den inn fra maskinen i en nettleser som støtter det, eller velg flere enkeltfiler. Undermapper leses med, slik at du kan ta med dokumenter fra flere år i samme gjennomgang.
Bordia foreslår dokumenttype, et lesbart navn og dato der innholdet gir grunnlag for det. Du får en begrunnelse og en indikasjon på hvor sikkert forslaget er. Det er et arbeidsforslag som må kontrolleres.
- Velg mapper eller filer fra maskinen.
- La AI foreslå type, navn og dato.
- Gjennomgå forslagene, rett opplysninger og hopp over filer ved behov.
- Bekreft hvilke dokumenter som skal legges inn.
Protokoller, vedtekter og avtaler får hver sin plass
Bordia kan foreslå kategoriene protokoll eller referat, vedtekter, årsregnskap, avtale, instruks eller retningslinje, rapport og annet dokument. Dokumenter som ikke kan tolkes sikkert, merkes for avklaring.
Et uklart filnavn kan få et forslag som «Årsregnskap 2024» basert på teksten i dokumentet. Datoen og navnet kan korrigeres i gjennomgangen. Du trenger dermed ikke gi alle filene ryddige navn før du begynner.
Gamle protokoller kan bli til møter med saker
Når en fil gjenkjennes som en protokoll, analyserer Bordia også møteinnholdet. Analysen kan hente ut møtedato, tittel, deltakere, saker og vedtak. Etter bekreftelse kan innholdet legges inn som historiske møter med saker, med originaldokumentet knyttet til historikken.
Andre dokumenter, som avtaler og rapporter, legges i dokumentoversikten med valgt type. Møtearkivet er organisert rundt møter og år. Importen gjør ikke et gammelt dokument til en ny BankID-signatur, og AI-tolkningen erstatter ikke originalprotokollen.
Du avgjør hva som blir arkivert
Gjennomgangen viser forslag for hver fil. Endre type, navn eller dato, eller velg å hoppe over filen. Kontroller særlig at protokoller er tolket som riktig møte, og at dokumenter med lite tekst ikke er gitt feil type.
Filer med samme opprinnelige filnavn og størrelse som et allerede importert dokument kan bli hoppet over. Denne kontrollen sammenligner navn og størrelse; den er ingen garanti for at alle dubletter oppdages.
Dette kan du ta med
Mappeimporten støtter PDF med lesbar tekst, Word-filer i .docx-format og tekstfiler i .txt-format. Grensen er 20 MB per fil. Pakk ut ZIP-filer før du velger mappen. Gamle .doc-filer må lagres som .docx først.
Skannede bilder og PDF-er uten lesbart tekstlag må tekstgjenkjennes før importen kan tolke innholdet. Regneark, bilder og lydopptak er ikke støttet i denne mappeimporten. Resultatet avhenger av dokumentenes innhold og kvalitet.
Tilgang og behandling av dokumentene
Mappeimport er tilgjengelig for administrator og styreleder. AI-behandlingen krever at AI-tjenesten er konfigurert. Tekst fra dokumentene, filnavn og mappesti sendes til Anthropic når klassifiseringen brukes. Ved protokollanalyse brukes også kontekst om styret.
Filene lastes opp til Bordia før AI-gjennomgangen. Bekreftelsen bestemmer hva som legges inn som arkiverte dokumenter og møter. Se personvernerklæringen og sikkerhetssiden for hvordan Bordia behandler data, og avklar egne krav før dere importerer sensitive dokumenter.
Vanlige spørsmål
Kan vi importere en hel mappe med undermapper?
Ja. Mappevelgeren tar med støttede filer fra undermapper. Du kan også velge enkeltfiler. Dra-og-slipp av mapper avhenger av nettleseren.
Blir alt automatisk lagt inn uten at vi ser det?
Filene lastes opp og analyseres først. Du gjennomgår forslagene og bekrefter hvilke filer som skal legges inn i dokumentarkivet eller som historiske møter.
Kan vi ta med dokumenter fra et annet styreverktøy?
Ja, hvis dere kan laste dem ned som støttede filer. Pakk ut et eventuelt ZIP-arkiv. Bordia importerer dokumentinnholdet; det er ikke en direkte synkronisering av brukere, tilgangsregler eller alle metadata fra det gamle systemet.
Er mappeimport det samme som AI-assistenten i Total?
Nei. Mappeimporten ligger under Dokumenter og er tilgjengelig for administrator og styreleder i alle planer, med konfigurert AI-tjeneste. AI-assistenten for saksarbeid er en egen funksjon i Total.