Sommerstille i styret? Bruk roen til å forbedre styrearbeidet

Sommeren gir rom til etterarbeid

Når styret tar sommerfri og daglig leder håndterer løpende drift, oppstår det gjerne et lite pusterom. Rolige sommermåneder er en sjelden mulighet til å forbedre styrearbeidet uten press fra ordinære møtesykluser og driftsbeslutninger.

I juli og august kan styret – individuelt eller samlet – ta grep som letter arbeidet resten av året. Det handler ikke om ekstramøter, men om å bruke noen timer på refleksjon og rydding.

Gjennomgå årets møter

De fleste styrer har gjennomført fire til seks møter i første halvår. Nå kan dere stille noen konkrete spørsmål:

Fikk styret nok informasjon til å ta gode beslutninger, eller druknet dere i tallvedlegg?
Brukte dere møtene til strategi og retning, eller gikk tiden med til rapportering?
Kom sakspapirene til styremedlemmene i god tid før møtet?
Gjorde referatet det lett å finne igjen hva dere besluttet?

Styreleder kan sende ut tre enkle spørsmål til styret per e-post eller ta en uformell telefonrunde. Det gir viktig innspill til høstens første møte.

En gjennomgang av møteprotokollene fra første halvår kan også avdekke om det finnes beslutninger styret tok, men som ikke ble fulgt opp. Det skjer oftere enn de fleste tror.

Rydd opp i dokumenter og tilganger

Mange styrer sliter med at dokumenter ligger spredt. Noen vedlegg er sendt på e-post, noen ligger i en skymappe fra 2024, og protokollen fra ekstraordinær generalforsamling i mars ligger bare hos styreleder.

Sommeren er et godt tidspunkt for å samle det viktigste på ett sted:

Vedtekter og stiftelsesdokumenter
Møteprotokoller fra de siste tre årene
Fullmakter, signaturdokumenter og rollefordeling
Årsregnskap og styrets årsberetning
Eventuelle aksjonæravtaler, samarbeidsavtaler eller hemmeligholdsavtaler

Hvis dere ikke har et felles sted for dokumentene, kan en enkel mappestruktur i en skyløsning være tilstrekkelig. Det viktigste er at alle styremedlemmer vet hvor dokumentene ligger, og at dere har kontroll på hvem som har tilgang.

Sjekk også hvem som har tilgang til selskapets digitale tjenester – bankkonto, Altinn, eventuelt Samordnet registermelding hos Brønnøysundregistrene. Hvis det har vært utskifting av styremedlemmer eller daglig leder siden sist, bør tilgangene oppdateres.

Årsregnskapet til Regnskapsregisteret innen 31. juli er fersk informasjon for mange – bruk resten av sommeren til å arkivere alle dokumenter fra årsoppgjøret på ett sted.

Forbered styreevalueringen

Flere styrer evaluerer seg selv en gang i året. I aksjeselskaper er det ingen lovpålagt plikt til evaluering, men mange styrer gjør det frivillig. I stiftelser og enkelte bransjer kan det være krav i vedtekter eller regelverk.

Hvis dere planlegger evaluering til høsten, kan dere forberede den nå:

Hvem skal gjennomføre den? Styreleder, nestleder, eller et eksternt verktøy?
Hva skal evalueres? Møtene, samarbeidet, kompetansen, strategiarbeidet?
Skal evalueringen være individuell eller kollektiv?
Skal resultatene presenteres muntlig i møte, eller leveres skriftlig til styreleder?

En enkel start er å lage fem til ti spørsmål dere vil at hvert styremedlem skal svare på. For eksempel: «Får du nok informasjon til å ta gode beslutninger?» eller «Opplever du at styret bruker møtetiden godt?».

Evalueringen trenger ikke å være et stort dokument. Noen styrer gjør det muntlig rundt bordet i et eget møtepunkt, andre sender ut et skjema på e-post. Det viktigste er at dere faktisk gjør det, og at svarene brukes til å justere arbeidet.

Vurder kompetansen i styret

Sommeren er også et naturlig tidspunkt å vurdere om styret har den kompetansen selskapet trenger. Kanskje har dere vedtatt en ny strategi, ekspandert til nye markeder, eller møter regulatoriske krav dere ikke hadde for to år siden.

Noen spørsmål dere kan stille:

Har styret tilstrekkelig innsikt i bransjen?
Er det noen som kan lese et regnskap?
Hvis dere driver digital virksomhet – har dere noen med IT- eller personvernkompetanse?
Er det geografisk spredning hvis dere har avdelinger flere steder?
Kjenner noen til offentlige anskaffelser, dersom dere selger til det offentlige?

Hvis svaret på flere av disse er «nei», betyr ikke det at dere må skifte ut hele styret. Men det kan bety at dere planlegger kompetanseheving – enten ved å invitere inn en ekstern rådgiver til ett møte, eller ved å ta opp kompetansebehov i forbindelse med neste valg.

I lag og foreninger kan det også være nyttig å sjekke om styremedlemmene har oppdatert informasjon om lovpålagte oppgaver, for eksempel knyttet til ansvar for regnskap eller medlemsregister.

Enklere styrearbeid resten av året

De fleste styrer har ikke kapasitet til store utviklingsløp midt i en travel driftsperiode. Sommeren gir rom til å løfte blikket uten at det oppleves som et ekstra prosjekt.

Når høstens første styremøte setter i gang igjen, vil dere merke forskjellen hvis dere har brukt noen timer i juli eller august på ett av tiltakene over. Dokumentene er lettere å finne, evalueringen er forberedt, og dere har en felles oppfatning av hva som fungerer og hva som kan bli bedre.

Et ryddig styre starter med oversikt. Når dokumentene er på plass, tilgangene er oppdatert og dere har reflektert over hva som fungerer, blir det enklere å gjøre en god jobb året rundt.

Innlegget er skrevet med AI-assistanse og kvalitetssikret redaksjonelt av Bordia.